POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE PENTRU protejarea datelor cu caracter personal pentru J. u. A. Frischeis /
Data Protection Policy for J. U. A. FRISCHEIS Job Applicants

1.    INTRODUCERE

Grupul JAF (a se vedea: https://www.jaf-group.com/Gesellschaften) acordă o mare importanță protecției datelor cu caracter personal colectate în legătură cu potențialii angajați în scopul procesului de depunere a candidaturii. În principiu, prelucrăm datele în mod transparent, exclusiv pentru un scop specific, corectabil în orice moment, doar pentru o perioadă limitată de timp și în mod confidențial. În calitate de solicitant al Grupului JAF, în special J.u.A. Frischeis GmbH, JAF Global GmbH, JAF International Services GmbH, JAF Imholz GmbH și JAF ZENGERER GmbH, dorim să te informăm cu privire la activitățile noastre de prelucrare a datelor.

2.    DEFINIȚII

1.    Date cu caracter personal:  Informații cum ar fi: Numele, adresa, data nașterii, numărul de asigurare națională prin care puteți fi identificat ca persoană fizică.

2.    Prelucrarea datelor: Operațiuni efectuate cu sau fără ajutorul unor proceduri automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, clasificarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvăluirea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea datelor cu caracter personal.

3.    directorul activităților de prelucrare (directorul de proceduri): O listă sistematică a tuturor modurilor în care sunt prelucrate datele cu caracter personal.

3.    DOMENIUL DE APLICARE A PREZENTEI DIRECTIVE

Această politică se aplică datelor cu caracter personal ale solicitanților și oricărei utilizări a acestora, fie că este vorba de o comunicare orală, electronică sau scrisă. Acesta se bazează pe Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) al UE și, prin urmare, se aplică fiecărei companii individuale (entitate juridică) din cadrul Grupului JAF. Această politică se aplică oricărei cereri, indiferent de mediul utilizat (prin poștă, e-mail, platforma aplicației, personal).
În principiu, datele tale cu caracter personal vor fi prelucrate, în scopurile enumerate în secțiunea 5, de către entitatea juridică la care aplici și JAF International Services GmbH ca unitate centrală de administrare a personalului.

4.    DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE DE JAF ȘI CATEGORII DE DESTINATARI

Prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal, deși amploarea acestora poate varia în funcție de postul în cauză și de evoluția unei candidaturi:
1.    Date din documentele cererii, în cazul în care sunt furnizate de solicitant: Numele, sexul, adresa și numărul de telefon, data nașterii, starea civilă, fotografia de portret, apartenența religioasă, numele și ocupația părinților, istoricul angajărilor, competențele profesionale, pregătirea educațională, calificările și acreditările profesionale, cunoștințele de limbi străine, cursurile de formare urmate, statutul permisului de ședere și al permisului de muncă, naționalitatea și datele de identificare,
2.    În cursul ulterior al unei cereri (atunci când se întocmește un contract): Numărul de asigurare națională, detaliile contului bancar, certificatul de absolvire a poliției, numărul permisului de conducere, numărul de înmatriculare al vehiculului și infracțiunile rutiere anterioare;
Destinatarii acestor date sunt, în primul rând, angajații din departamentul de personal sau persoana responsabilă cu sarcinile de personal din fiecare companie, precum și managerii și viitorii supraveghetori ai solicitantului.

5.    SCOPURILE PRELUCRĂRII DATELOR DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

În cursul procesului de aplicare la JAF, datele tale personale vor fi prelucrate de JAF în următoarele scopuri (procese principale):

1.    Evaluarea cererilor;
2.    Păstrarea înregistrării documentelor de cerere, sub rezerva consimțământului tău
3.    Inspecții aleatorii în contextul auditurilor;

6.    JUSTIFICARE

Procesele descrise la punctul 5 sunt justificate de punerea în aplicare a măsurilor precontractuale, de îndeplinirea obligațiilor legale și de interesele legitime ale Grupului JAF (art. 6 alin. 1 lit. b, c și f DSGVO).

7.   PERIOADA DE DEZVĂLUIRE ȘI DE STOCARE A DATELOR TALE CU CARACTER PERSONAL

În vederea îndeplinirii scopurilor menționate mai sus, datele despre solicitanți vor fi dezvăluite către JAF International Services GmbH (în special către departamentul de resurse umane), către potențialii lor viitori superiori direcți și colegi de serviciu, precum și către personalul administrativ respectiv.

Datorită prevederilor Legii privind egalitatea de tratament, păstrăm documentele de candidatură timp de 7 luni de la data respingerii candidaturii tale.

Dacă dorești ca cererea ta să fie păstrată la dosar, te rugăm să informezi în scris persoana de contact pentru cererea ta. Dacă cererea ta este păstrată la dosar, datele tale vor fi șterse după cel mult 2 ani. Bineînțeles, ai dreptul de a-ți revoca în orice moment consimțământul pentru păstrarea înregistrărilor.

8.    ACTIVITĂȚI CENTRALE DE PRELUCRARE A DATELOR ȘI MĂSURI DE SECURITATE

Prelucrarea datelor pentru procesele de bază este realizată în cadrul grupului JAF prin sistemele centrale din Stockerau și Viena. Prin urmare, datele cu caracter personal ale angajaților JAF Group din alte țări care sunt transferate în Austria sunt, de asemenea, stocate în aceste locații. Măsurile de securitate luate de Grupul JAF includ controale de acces și de intrare, controale de acces, inclusiv concepte de autorizare privind introducerea și transferul de date cu caracter personal, controale privind disponibilitatea sistemelor tehnologice, inclusiv sisteme de arhivare și de backup, precum și protecție împotriva virușilor.

9.    DREPTURILE TALE ÎN LEGĂTURĂ CU DATELE TALE PERSONALE

În plus față de informațiile disponibile în această politică, poți, de asemenea, să ne trimiți o solicitare scrisă pentru informații suplimentare prin e-mail la compliance@jaf-group.com (art. 15 GDPR), să ne ceri să corectăm datele tale personale (art. 16 GDPR) sau să ne ceri să ștergem datele tale personale, cu excepția cazului în care suntem obligați prin lege să le păstrăm (art. 17 GDPR).

În plus, ai dreptul de a obiecta (art. 21 din GDPR) și/sau de a ne solicita să transferăm datele (art. 20 din GDPR) și/sau de a restricționa prelucrarea datelor tale (art. 18 din GDPR).

În cele din urmă, ai, de asemenea, dreptul de a depune o plângere în orice moment la Autoritatea austriacă pentru protecția datelor, Wickenburggasse 8, 1080 Viena, telefon: +43 1 52 152-0 sau e-mail: dsb@dsb.gv.at sau, în ceea ce privește Imholz GmbH din Germania, la Comisarul federal pentru protecția datelor și libertatea de informare, Husarenstr. 30, 53117 Bonn, telefon: +49 (0)228 997799-0, e-mail: redaktion@bfdi.bund.de.

1.    Introduction

The JAF Group (https://www.jaf-group.com/Gesellschaften) is firmly committed to the protection of personal data relating to our potential employees which are captured for administrative purposes. In general, we process data transparently, only for the relevant purposes, confidentially, only for a limited period of time and in a manner allowing these to be rectified at any time.

As a future employee of the JAF Group, specifically JAF Global GmbH, we would like to inform you here about our data processing activities and provide you with a basic understanding of data protection.

2.    Definitions

1.    Personal data: Information, such as your name, address, date of birth, social security number, for example, on the basis of which you are or could be identified as a natural person.

2.    Data processing: Procedures, whether manual or automated, such as the identification, capture, organisation, structuring, storage, adjustment or editing, reading, requesting, use, disclosure, distribution or any other form of provision, consolidation or referencing, restriction, erasure (deletion) or the destruction of personal data.

3.    Record of processing activities: A systematic list of all procedures based on which every single company within the JAF Group manages personal data.

3.    Scope of this policy

This policy extends to cover all the personal data of applicants and every possible use thereof, irrespective of whether orally, electronically or in writing. It is based on the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and is therefore valid for every single subsidiary (legal entity) within the JAF Group. This policy applies to any application, regardless of the medium of it (by post, by e-mail, by applicant platform, in person).

Your personal data will generally be processed for the purposes defined under Section 5 hereof by the legal entity with which you have or will have a contract of employment. Your personal data may also be processed by other legal entities within the JAF Group, particularly JAF International Services GmbH as central coordination unit for applications.

4.    Personal data processed by JAF and recipient categories

We process the following categories of personal data, whereby the extent of this may vary depending on the position of the employee as well as the progress of an application:

1.    Data from application documents, as far as indicated by the applicant:

name, gender, address and telephone number, date of birth, marital status, portrait photo, religious affiliation, name and occupation of parents, professional background, expertise, educational background, professional qualifications and qualifications, language skills, attended training courses, Status of residence permit and work permit, nationality and identity card

2.    In the further course of an application (when creating a contract):

social security number, bank account details, police certificate of good conduct, driver's license number, vehicle registration and previous traffic offenses

The recipients of these data are primarily employees in the Human Resources department or those individuals assigned to perform HR-related tasks as well as executives and future supervisors of the applicant.

5.    Reasons for processing your personal data

During the application process at JAF, your personal data will be processed by JAF for the following purposes (core processes):

1.    Evaluation of applications;
2.    Retention of the application documents, given your consent
3.    Random inspection in the context of audits

6.    Lawfulness of processing

The processes described under point 5 are legitimized by the request of the data subject prior to entering into a contract, by compliance with legal obligations and for the purposes of the legitimate interests pursued by the JAF Group (Article 6 (1) (b), (c) and (f) GDPR).

7.   Disclosure, transfer and storage period of personal data

To accomplish the above mentioned purposes data of the job applicants of JAF Global GmbH are disclosed to their potentially future direct supervisors and colleagues as well as the respective administrative staff.

Due to provisions of the Equal Treatment Act, we keep your application documents for 7 months from the rejection of your application.

If you would like the retention of your application after the job opening you applied for is filled in order to be considered for future job openings, we ask you to request this in writing to the contact person of your application. In case of retention, your data will be nevertheless deleted at the latest after 2 years. Of course, you have the right to revoke your consent to retention at any time.

8.    Central data processing activities and security measures

The data processing of the core processes is carried out in the JAF Group by central systems in Stockerau and Vienna. Personal data of employees of the JAF Group from other countries who are transferred to Austria are therefore also stored in these locations. The security measures taken by the JAF Group include access and access controls, access controls including authorization concepts for the input and transfer of personal data, checks on the availability of technological systems, including archiving and backup systems and virus protection.

9.    Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogene Daten

In addition to the contents of this policy document and the information made available on the intranet, you are also authorised to request additional information in writing by sending an email to compliance@jaf-group.com (Article 15 GDPR), request a rectification of your personal data (Article 16 GDPR) or the erasure of these data as far as we are not obliged to store these on legal grounds (Article 17 GDPR). You also have the right to object to the processing (Article 21 GDPR) and/or can request us to disclose the data (Article 20 GDPR) and/or to restrict the processing of your data (Article 18 GDPR).

Finally, you also have the right to lodge a complaint to the Austrian Data Protection Authority, Wickenburggasse 8, 1080 Vienna, telephone: +43 1 52 152-0 or email: dsb@dsb.gv.at